Lille Oslo Eiendom
Pål Haugen er Utleiesjef i Lille Oslo Eiendom AS, som har over 1000 utleie-enheter i Stor–Oslo, Trondheim og Malmö. Pål Haugen har brukt Unite Living sitt forvaltningssystem siden 2019.
«Med Unite Living har vi doblet utleiekapasiteten vår. Utleie og forvaltning hos oss har langt på vei blitt papirløst og vesentlig forenklet, samtidig som vi kan gi enda bedre kundeservice enn før.»
Endringer i hverdagen
«Tidligere hadde vi et CRM system som bidro til at vi hadde god kontroll på eiendommene, men vi brukte alt for mye papir. Alt av kontrakter, protokoller osv. måtte printes, scannes og sendes på epost til leietager. Om leietager ikke hadde printer, ble det vanskelig å komme i mål – og oftest måtte vi ha fysiske kontraktsmøter på vårt kontor, med det merarbeid, tidsspill og unødvendig koordinasjonsbehov dette medførte. Jeg hadde heller ikke alltid god nok oversikt over hvilke leiligheter som kom til å bli ledige, god nok tid i forveien» forteller Pål.
Målet til Pål var å bli papirløs, og det var da han fikk øynene opp for Unite Living sitt system for utleie.
- Et utvalg av Lille Oslo Eiendom sine bygg i Oslo, Trondheim og Malmø
«Da vi ble introdusert for Unite Living sitt forvaltningssystem, så jeg med en gang at dette verktøyet kunne løfte oss til et helt nytt nivå. Vi har langt på vei doblet utleiekapasiteten vår med Unite Living, og driver i dag en praktisk talt "papirløs virksomhet", samtidig som vi har ytterligere forbedret både responstid og kundeservice. – Tilbakemeldingene fra leietagerne våre er også veldig positive» sier Pål.
Den gamle, tidkrevende måten å forvalte på
CEO i Unite Living, Christian Wierød, forteller at etter kontrakten er signert så må ofte de som bruker papir i dag legge inn alt i kontrakten inn i et system selv, eller sende det til økonomi. Da må de på økonomi plotte inn alt, deretter må økonomi si ifra til utleier, så får leietaker første faktura, deretter må utleier manuelt ta kopi av leiekontrakten, inn i nettbanken, opprette depositumskonto som kan ta opp til to uker i høysesong før den er laget, deretter må utleier før overtakelse høre med økonomi om faktura er betalt, så må de inn i nettbanken og sjekke om depositum er betalt, deretter er det innflytt og da er det innflytningsprotokoll på papir og utleier leverer nøklene. I leieforholdet er det manuell KPI justering og hver gang du skal gjøre en endring må du ta kontakt med økonomi for å gjøre en manuell endring som f.eks. ny nøkkel. Dersom leietaker ikke betaler innen forfall så må økonomi følge opp med manuelle purringer, varslinger osv. - Alt dette slipper våre kunder å gjøre.
Problemet er at utleier hele tiden må inn i Excel ark for å finne ut hva som må gjøres når. Filosofien til Unite Living er å gå vekk fra at utleier er ansvarlig for å finne rett informasjon til rett tid og handle deretter, til at denne informasjonen oppsøker deg.
Veien videre
- Vi har stor respekt for eksisterende arbeidsmetodikk i bransjen og har siden første stund innsett at det er våre kunder som er ekspertene på utleie, mens vi er ekspertene på ny teknologi. Grunnen til at Unite Living er det beste systemet på markedet er fordi vi har jobbet med de største utleierne, med lengst erfaring, siden begynnelsen. Det er kombinasjonen av deres akkumulerte kunnskap og våre 60.000 utviklingstimer, som har resultert i det systemet Pål beskriver i dag. Vår ambisjon er å også være det beste systemet i fremtiden og derfor kommer vi alltid til å lytte til våre kunder og aldri stoppe med innovasjon, forteller Christian Wierød.
