Brødrene Hjorteset AS
Geir Hjorteset i Brødrene Hjorteset driver et utleieselskap med ca. 90 leieforhold i Oslo, sammen med en ansatt som jobber som vaktmester. Han tok over driften fra sin far og onkel i 2015. Geir har jobbet med Unite Living siden 2019.
Digitalisering og automatisering av driften
«Før hadde jeg mye manuelt arbeid, masse Excel ark og innlesing av bankfiler, avstemminger, manuell fakturering, betalingsoppfølging, dobbeltføringer for regnskap og manuell signering av leiekontrakt» forteller Geir.
I dag er alt dette digitalisert og det meste automatisert gjennom Unite Living sitt forvaltningssystem.
«Målet mitt er egentlig nådd – Nå går "alt" automatisk og jobben har gått fra å inneholde masse kjedelig rutinearbeid, til å bli en kontrollfunksjon der jeg heller kan fokusere på inntektsgivende arbeid som investering i nye leiligheter og ekspandere virksomheten»
Slik vet du at ditt selskap er klar for å digitalisere
1.
Har du manuell betalingsoppfølging?
-
Forvaltningssystemet sender faktura, matcher innbetalinger, purrer og sender varsel om fravikelse uten at du trenger å gjøre noe, helt frem til valget om å sende til namsmann
2.
Ligger oversikten din over leieforholdene i et Excel ark?
-
Forvaltningssystemet varsler både leietaker og utleier om utgående leieforhold x antall måneder før kontraktslutt. Utleier kan se hvilke leieforhold som er utgående med og uten ny kontrakt og annonse. Filosofien vår er at utleier skal gå vekk fra å være ansvarlig for å finne riktig informasjon til rett tid, til at denne informasjonen kommer til dem.
3.
Må dine leietakere opprette kundeforhold i banken for opprettelse av depositum?
-
I Unite Living sitt forvaltningssystem blir leietakerne automatisk tilsendt signering av depositumskontoavtale sammen med signering av leiekontrakten, der den ene avtalen ikke kan inngås uten den andre. Dette er robotisert og tar i gjennomsnitt kun 15 minutter å opprette.
4.
Gjør du innflytningsprotokoll på papir?
-
Forvaltningssystemet har en direkte link mellom inn og utflytt, med bilder du kan legge inn i hvert leieobjekt så blir protokollene en del av leilighetens livsløp. Du bestemmer selv hvordan protokollene skal bygges opp og trenger etterhvert bare å gjøre endringer ved skader.
Hverdagen med Unite Living
«Jeg har lite daglig rutinearbeid. Det blir sendt ut automatiske varslinger til leietakere om KPI økning og muligheten til fornyelse av leieforhold. Fakturering og innbetalinger blir håndtert av Unite Living automatisk etter valgt tidsintervall, hvor også reskontro blir automatisk utlignet dersom en leietaker betaler dobbelt ved to utestående fakturaer, eller hvis de betaler for mye så blir dette automatisk matchet mot neste faktura. Jeg har full kontroll på alt utestående. Det er enkelt å opprette nye leiekontrakter og signering med bankID/håndskreven uten å fysisk møtes. Det er veldig enkelt å gjøre inn/utflyttningsprotokoller med nettbrett på stedet i leiligheten. Lettvint å følge opp leieobjekt med avvik for vaktmester og kvittere dette ut. Enkelt å sende ut fellesvarsler til alle eller et utvalg av leietakere» forteller Geir Hjorteset.
«Oppsummert så har jeg mye besparelser på tid, enkelt å få ut ledige leieobjekter på Finn.no, mindre ledige leieforhold og mindre utestående fordringer. Jeg vil anbefale Unite Living på det sterkeste, det har blitt en helt ny hverdag for oss».
